応募があった際に送る面接日程調整メールは、採用活動における重要なプロセスの一つです。
応募者と気持ちよく、スムーズに面接設定が進められるよう、企業側のマナーや実際に使える文例を紹介します。本記事を参考に、より最適な面接日程調整メールを作成してみてください。
面接の日程調整はメールがおすすめ？
企業の面接日程調整は、電話よりもメールで行うことをおすすめします。
連絡がつきやすい
電話で日程調整をする場合、企業側が電話をかけたタイミングで、応募者も電話で話せる環境にいる必要があります。電車内や病院、家事や仕事中など、日常生活の中で電話に出られない状況は多々あります。そのため、電話では連絡がつきにくく、何度もかけ直す手間が発生し、採用活動の効率が悪化する可能性があります。
話しながらメモを取ってもらう必要がない
面接日程の調整では、日程を決めるだけでなく、場所、持ち物、注意事項、緊急連絡先なども伝える必要があります。電話の場合、応募者は多くの情報をメモしなくてはならず、大きな負担となります。また、口頭での伝達は、聞き間違いや書き間違いが起こる可能性も否定できません。
記録が残る
伝えたことや聞いたことを忘れてしまっても、メールであれば記録が残るため、後から簡単に見返すことができます。また、日程や場所についてお互いの認識に相違があった場合でも、メールを見返すことで「言った・言わない」のトラブルを防げます。
「電話の方が早くて楽」と感じるかもしれませんが、これらの理由から、面接の日程調整はメールが最適です。
【補足】返信がない場合の対応 日程調整メールを送っても応募者から返信がない場合は、放置せずに電話で連絡を取りましょう。意図的に無視しているのではなく、以下のようなケースが考えられます。
迷惑メールフォルダに振り分けられ、メールに気づいていない
メールアドレスが間違っており、メールが届いていない
単純に返信を忘れてしまっている
面接日程調整メールを企業側が送る際のマナー
面接設定から実施までをスムーズに進め、優秀な応募者を逃さないために、企業側が気をつけるべきマナーをいくつかご紹介します。
面接候補日は企業側から提示する
「ご希望の面接日程をいくつか送ってください」と応募者に委ねるよりも、企業側から「面接の候補日程をいくつかお送りします」と提示する方が親切です。候補は3つほど提示し、面接の所要時間も併記すると良いでしょう。
応募者にとっては、候補日を考えるよりも、提示された日程から選ぶ方が返信しやすくなります。また、応募者に日程を提示させると、日程が確定するまでの間、その候補日程を空けておいてもらう必要があり、複数企業の選考を同時に受けている応募者にとってはストレスになりかねません。
どうしても応募者から日程を提示してもらう場合 企業の都合上、応募者からの日程打診を求める場合は、以下の事項を事前に伝えた上で提示してもらうようにしましょう。
面接所要時間
面接予定期間（例：●/●～●/●の間、●/●以降など）
面接可能な曜日・時間帯（例：平日●:●～●:●など）
シンプルな件名にする
メールの件名は長くなりすぎないように注意し、一目で面接に関する内容だと分かるようにします。「社名」と「面接日程のご案内」の両方を含めるのがポイントです。
OK例
〇〇株式会社 面接日程のご案内
面接日程のお知らせ【株式会社〇〇】
書類選考結果と面接のご案内【株式会社〇〇】
NG例
ご応募ありがとうございます
面接について
選考結果のお知らせ
〇〇株式会社よりお知らせ
宛名は正確に記載する
メール本文の冒頭に記載する宛名は、送付先が「個人」か「複数名への一斉送信」かで異なります。
宛先が個人の場合
新卒採用の場合： 大学名・学部・学科・氏名・敬称 （例：〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇〇 〇〇様）
中途採用の場合： 氏名・敬称 （例：〇〇 〇〇様）
宛先が複数の場合
学生の皆様
応募者の皆様
各位
学部・学科名や氏名の漢字を間違えることは、応募者からの印象を損なう原因になります。送信前に誤字脱字がないか、必ず確認しましょう。
面接の前日にはリマインドメールを送る
応募者の面接忘れを防ぐため、面接の前日に日時や場所などを改めてメールで通知（リマインド）しましょう。
面接日程調整メールの例文
実際のメールで使える例文を、ケース別にご紹介します。
1. 書類選考後の日程調整メール
メールの構成
件名：分かりやすく簡潔に
宛名
応募へのお礼と書類選考通過の連絡
面接候補日程（3つ程度）
面接場所（住所、アクセス、地図URLなど）
持ち物
担当者の連絡先
返信期限
署名
例文
件名： 面接日程のご案内【株式会社〇〇】
〇〇 〇〇様
こんにちは。 株式会社〇〇 人事部・採用担当の〇〇です。 この度は、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
書類選考の結果、ぜひ一度〇〇様と面接をさせていただきたく、ご連絡いたしました。 つきましては、下記の候補日程よりご希望の日時をお選びいただき、ご返信いただけますでしょうか。
〇月〇日（〇） 〇:〇～〇:〇
〇月〇日（〇） 〇:〇～〇:〇
〇月〇日（〇） 〇:〇～〇:〇
面接の所要時間は〇分程度を予定しております。 もし上記日程でのご都合が悪い場合は、別途調整いたしますので、その旨お気軽にご連絡ください。
【面接場所】 会場：株式会社〇〇 〇階 会議室Ａ 住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3 アクセス：〇〇線 〇〇駅 〇〇口より徒歩〇分 地図：https://...
【持ち物】 ・履歴書 ・職務経歴書 ・筆記用具
ご不明な点がございましたら、採用担当〇〇までお気軽にご連絡ください。
恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。 〇〇様にお会いできるのを楽しみにしております。
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇 〇〇 住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3 電話：03-xxxx-xxxx メール：xxx@xxxx.xxx
2. 面接日確定のメール
応募者から返信があり日程が確定した後に送るメールです。電話で日程を決めた場合も、認識の相違を防ぐために送りましょう。
メールの構成
件名：分かりやすく簡潔に
宛名
返信へのお礼
確定した面接日時
面接場所・持ち物（再掲）
当日の受付方法
緊急連絡先
署名
例文
件名： 面接日程確定のご案内【株式会社〇〇】
〇〇 〇〇様
こんにちは。 株式会社〇〇 人事部・採用担当の〇〇です。
面接日程のご調整、誠にありがとうございました。 下記の日程で面接を確定いたしましたので、ご確認ください。
【面接日時】 〇月〇日（〇） 〇:〇～
【面接場所】 会場：株式会社〇〇 〇階 会議室Ａ 住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3 アクセス：〇〇線 〇〇駅 〇〇口より徒歩〇分 地図：https://...
【持ち物】 ・履歴書 ・職務経歴書 ・筆記用具
【当日のご案内】 当日は、1階受付の内線で〇〇をお呼び出しください。
【緊急連絡先】 ご都合が悪くなった場合や、道に迷われた際などは、下記までご連絡ください。 採用担当 〇〇：090-xxxx-xxxx
お手数ですが、本メールをご確認いただけましたら、その旨ご返信いただけますと幸いです。
〇〇様にお会いできるのを楽しみにしております。 どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇 〇〇 住所：東京都〇〇区〇〇1-2-3 電話：03-xxxx-xxxx メール：xxx@xxxx.xxx
indeed広告運用・求人広告改善の無料相談はこちら
面接日程を変更する場合の注意点
応募者から日程の再調整を依頼された場合は、以下の点に注意して対応しましょう。
まずは時間帯の変更で調整する
面接日の変更は、採用スケジュール全体に影響を及ぼす可能性があるため、なるべく避けたいところです。まずは同じ候補日の他の時間帯で調整できないか検討し、改めて候補を提示しましょう。
少ないメール回数で完結させる
日程の再調整は、やり取りの回数が増えがちです。応募者にストレスを与え、辞退につながることがないよう、一度のメールで必要な情報をすべて伝え、少ない回数でやり取りを完結させることを心がけましょう。
まとめ
応募者対応は、採用活動における重要なプロセスです。気持ちよくスムーズな面接設定ができるよう、本記事を参考に、ぜひ貴社の採用活動にお役立てください。
