「内定を出したけれど、本当にうちに来てくれるかな？」「内定承諾書ってどうやって作ればいいの？」と悩んでいませんか？せっかく優秀な人材を見つけても、入社まで安心できないのが採用担当者の本音ですよね。
この記事では、内定承諾書の正しい書き方から、内定通知書との違い、さらには辞退を減らすためのコツまで分かりやすく解説します。この記事を読めば、スムーズな入社準備が進められるようになりますよ。
本記事は採用マーケティングや求人広告運用の知見をもとに、厚生労働省などの公的機関の情報を参照しながら作成しています。
内定承諾書の基礎知識と役割
内定承諾書とは、企業から内定をもらった応募者が「貴社に入社します」という意思を正式に示すための書類です。
新卒採用や中途採用において、口約束だけでなく書面でやり取りすることで、お互いの認識のズレを防ぐ役割があります。一般的には、氏名や住所の記入欄と、入社を誓約する文言が記載されています。
内定通知書との決定的な違い
内定通知書は、企業から応募者へ「採用します」と伝えるための書類です。ここには給与や勤務地などの条件が詳しく書かれています。
一方で内定承諾書は、それを受け取った応募者が「承諾しました」と返送する書類を指します。つまり、通知書は企業から、承諾書は応募者からという「情報の向き」が最大の違いです。
内定誓約書との呼び方の違い
内定誓約書も、基本的には内定承諾書と同じ意味で使われます。言葉の響きとして「誓約」の方が少し強い約束のように感じられますが、書類としての性質に大きな差はありません。
どちらの名称を使うかは企業の自由ですが、最近では威圧感を与えないよう「内定承諾書」という名称を選ぶ企業が増えています。
内定承諾書を交わすべき理由
一番の理由は、入社意思を「見える化」するためです。メールや電話だけでは、後で言った言わないのトラブルになる可能性があります。
また、有料職業紹介を利用している場合、この書類の回収が「成約（紹介料発生）」のタイミングとして設定されているケースもあるため、ルールを確認しておくことが大切です。
内定承諾書の法的効力と辞退のルール
気になるのが「承諾書をもらえば絶対に辞退されないのか」という点です。結論から言うと、内定承諾書に法的拘束力はほとんどありません。
民法第627条では、期間の定めのない雇用契約は、解約の申し入れから2週間が経過すれば終了すると定められています。そのため、入社2週間前までであれば、応募者は法的に辞退が可能です。
辞退可能な期間と民法のルール
法律上、労働者には「退職（辞退）の自由」が認められています。
内定承諾書を出した後であっても、入社日の14日前（2週間前）までに申し出があれば、企業側はそれを拒否することができません。4月1日入社であれば、3月半ばまでは法的に辞退が成立してしまうという現実を知っておく必要があります。
内定取り消しができる条件の明示
承諾書には、企業側から内定を取り消す場合の条件も記載します。具体的には「学校を卒業できなかった場合」や「履歴書に重大な嘘があった場合」などです。
これらを事前に明記しておくことで、万が一のトラブルの際に企業を守る根拠となります。ただし、合理的な理由がない取り消しは解雇と同様に厳しく制限されます。
法的効力がないのに送るメリット
法的拘束力が弱くても送るメリットは「心理的なハードル」にあります。署名・捺印という行為を通して、応募者に「この会社の一員になるんだ」という自覚を持ってもらえます。
また、提出までのやり取りの中で、応募者のレスポンスの速さや丁寧さを確認し、入社後のコミュニケーションの参考にすることもできます。
内定承諾書に必要な項目と作成のポイント
内定承諾書を作成する際は、必要事項を漏れなく盛り込むことが大切です。テンプレートを活用する場合でも、自社のルールに合っているか確認しましょう。
特に、労働条件をしっかり提示した上で承諾してもらう流れを作ることが、後のトラブルを防ぐ最大のチェックポイントになります。
承諾書に必ず記載すべき項目
一般的な内定承諾書には、以下の項目を盛り込みます。
書類の作成年月日
代表者名（宛先）
入社を承諾する旨の文章
内定取り消し事由（卒業不可、虚偽など）
本人の氏名・住所・捺印欄
これらを1枚にまとめ、応募者が迷わずに記入できるように準備しましょう。
併せて送付すべき必須書類
内定承諾書だけを送りつけるのはNGです。必ず「労働条件通知書」を同封しましょう。労働基準法第15条により、賃金や労働時間などの明示は義務付けられています。
書類名 | 役割 |
|---|
内定通知書 | 合格を伝えるお祝いの書類 |
労働条件通知書 | 給与や休日を明記した法律上の義務書類 |
内定承諾書 | 入社意思を返送してもらう書類 |
良い例と悪い例の比較
書類の文言ひとつで印象は変わります。
具体的に「〇〇年〇月〇日までに返送してください」と期限を設けることも重要です。
内定承諾後の辞退を最小限に抑える方法
内定承諾書を受け取ったからといって安心は禁物です。最近では「内定承諾後の辞退」も珍しくありません。
他社と比較された結果、自社の優先順位が下がってしまうことが主な原因です。入社までの期間、いかに応募者との接点を持ち続け、不安を解消して「この会社で働きたい」という気持ちを維持させるかが鍵となります。
適切なコミュニケーションの継続
内定を出した後、入社日まで一度も連絡をしないのは危険です。定期的にメールや電話で近況を伺ったり、社内報を送ったりして、会社を身近に感じてもらいましょう。
「自分を必要としてくれている」という実感が、他社への流出を防ぐ最大の防御策になります。疑問点があればすぐに解消できる体制を整えておきましょう。
入社前研修や見学会の活用
職場環境への不安が辞退につながることも多いです。入社前に先輩社員と話せる懇親会を開いたり、実際のデスクを見学してもらう機会を作ったりしましょう。
仕事内容をより具体的にイメージできれば、「ここで頑張ろう」という覚悟が決まります。ただし、拘束時間が長すぎると負担になるため、短時間で済む工夫が必要です。
辞退理由の分析と改善
もし辞退が出てしまったら、丁寧に理由を聞き取りましょう。「他社の給与の方が高かった」「福利厚生に不安があった」などの本音を集めることで、次回の採用活動の改善につなげられます。
<内定辞退防止チェックリスト>
□ 承諾後の連絡頻度は適切か
□ 先輩社員との面談機会を作ったか
□ 不安や疑問を質問しやすい雰囲気か
□ 会社の良い面だけでなく課題も伝えたか
スムーズな書類送付と回収の進め方
書類の送付方法にもマナーがあります。応募者が「しっかりした会社だな」と感じるような、丁寧な対応を心がけましょう。
基本的には郵送でやり取りしますが、最近では電子契約サービスを利用してオンラインで完結させる企業も増えています。自社のスタイルに合わせた、最も効率的で失礼のない方法を選んでください。
郵送する場合の同封物リスト
郵送で送る場合は、応募者が返送しやすいよう配慮することが大切です。
送付案内状（添え状）
内定通知書
労働条件通知書
内定承諾書
返信用封筒（切手貼付済み）
返信用封筒に切手を貼っておくのは最低限のマナーです。こうした小さな配慮が、企業への信頼感につながります。
オンライン化による効率アップ
最近では、PDFをメールで送ったり、電子署名ツールを使ったりするケースも多いです。2019年4月の法改正により、労働条件の明示も本人が希望すればメールやSNSで行えるようになりました。
オンラインであれば、応募者もスマホからすぐに回答できるため、回収スピードが格段に上がり、辞退の芽を早めに摘むことができます。
返送期限の設定とフォロー
返送期限は、書類到着から「1週間〜10日程度」に設定するのが一般的です。長すぎると他社と比較する時間を与えてしまい、短すぎると不信感を持たれます。
期限を過ぎても返送がない場合は、優しくリマインドの連絡を入れましょう。事故で届いていない可能性もあるため、責めるような言い方は避けるのが無難です。
よくある質問
Q. 内定承諾書に印鑑は必要ですか？
A. はい、一般的には認印による捺印を求めることが多いです。最近はシャチハタ不可とする企業もありますが、法的な厳密さよりも「本人が確認した」という証拠としての意味合いが強いです。電子署名を利用する場合は、印鑑は不要となります。
Q. 内定承諾後に辞退されたら損害賠償を請求できますか？
A. 理論上は可能ですが、実際に認められるケースは極めて稀です。入社のための備品購入や研修準備に莫大な費用がかかった場合などに限られます。基本的には、民法で認められた辞退の権利が優先されるため、裁判費用などのコストを考えると現実的ではありません。
Q. 承諾書の返送期限を過ぎたら内定を取り消せますか？
A. 期限を過ぎたことだけを理由に、直ちに内定を取り消すのはリスクがあります。まずは電話等で状況を確認してください。単なる返送忘れの可能性もあります。連絡が一切取れないなど、入社意思がないことが明らかな場合に限り、取り消しを検討する流れになります。
Q. 労働条件通知書を入れ忘れてしまいました。
A. 速やかに追加で送付してください。労働条件の明示は法律（労働基準法15条）で義務付けられており、これがないまま承諾を求めるのは不適切です。お詫びを添えて、正しい条件を確認してもらった上で承諾書を返送してもらうよう伝えましょう。
まとめ
内定承諾書は、企業と応募者が入社の約束を形にする大切な書類です。法的効力には限界があり、入社の2週間前までは民法上辞退が可能ですが、書面を交わすことで心理的な入社意識を高める効果があります。
作成時には、内定通知書や労働条件通知書を正しく同封し、応募者が安心して承諾できる環境を整えましょう。また、書類を回収して終わりにせず、入社日まで適切なコミュニケーションを続けることが、内定辞退を防ぐ一番の近道となります。
数字上の契約だけでなく、一人ひとりの応募者に寄り添った丁寧なフォローが、結果として選ばれる会社を作ります。自社に合った設計を行い、スムーズな採用活動を実現しましょう。
まずは現状の書類に漏れがないか、返送までの流れが複雑になっていないかを整理するところから、お気軽にご相談ください。
【注釈・参考】
厚生労働省｜労働条件の明示 https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/keiyaku/index.html
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